Conservation, numérotation et pénalités de retard : les règles à respecter pour vos factures

Les durées de conservation en un coup d’œil

Combien de temps devez-vous conserver vos factures ?

Vous devez conserver vos factures émises et reçues. Elles permettent de justifier les opérations réalisées, les achats effectués et les sommes déclarées. Le Code de commerce (article L123-22) impose une conservation de 10 ans pour les documents comptables et leurs pièces justificatives, ce qui couvre les factures clients et fournisseurs, les bons de commande et les justificatifs liés à votre activité.

Il faut aussi tenir compte du délai fiscal. Jusqu’à récemment, le Livre des procédures fiscales (article L102 B) prévoyait six ans. L’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 de lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte ce délai à 10 ans, pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

En pratique, retenez donc la durée de 10 ans pour organiser vos archives et éviter de supprimer prématurément des justificatifs. En cas de situation particulière ou de contrôle en cours, vérifiez les règles applicables à votre dossier.

Un point de forme : une facture établie ou reçue sur support informatique, comme un PDF ou un fichier Factur-X, doit être conservée sous cette forme. Une facture papier peut être conservée sur papier ou numérisée, selon les modalités fixées par arrêté (article L102 B du Livre des procédures fiscales).

Comment numéroter correctement vos factures ?

Chaque facture doit comporter un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture (CGI annexe II, article 242 nonies A, 7°). Vous ne pouvez pas attribuer le même numéro à deux factures ni supprimer discrètement un numéro déjà utilisé. Un système simple suffit :

• FAC-2026-001
• FAC-2026-002
• FAC-2026-003

Vous pouvez mettre l’année dans le numéro et repartir de 001 chaque année : le BOFiP demande que le dispositif garantisse que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro. La séquence doit rester cohérente.

Le texte permet aussi des séries distinctes quand les conditions d’exercice de votre activité le justifient, par exemple plusieurs sites de facturation ou plusieurs catégories de clients. Vous devez pouvoir expliquer cette organisation, et la série ne doit pas servir à masquer des factures ou à rompre la chronologie.

Les autres mentions d’une facture sont dans notre guide sur les mentions obligatoires d’une facture.

Que faire si une facture comporte une erreur ?

La procédure dépend du moment où vous constatez l’erreur.

• Avant l’émission : vous pouvez corriger le document avant de le transmettre au client. Vérifiez notamment l’identité du client, les quantités, les prix, le taux de TVA et la date.
• Après l’émission, mais avant le paiement : Service-Public indique qu’il faut établir une facture rectificative portant la mention « annule et remplace la facture n° … », avec son propre numéro.
• Après le paiement : on ne modifie pas la facture déjà réglée. On établit un avoir, un document comptable à part entière, avec son propre numéro, qui corrige ou annule tout ou partie de la facture initiale.

Cette méthode conserve une trace claire des opérations et évite les incohérences avec la comptabilité de votre client. Le BOFiP parle plus largement de « facture rectificative ou note d’avoir » : voyez notre guide sur la facture d’avoir.

Quelles pénalités appliquer en cas de retard de paiement ?

Lorsque votre client est un professionnel, vos conditions de règlement et vos factures doivent indiquer le taux des pénalités de retard, ainsi que l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Les pénalités sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture, sans rappel. Leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal. À défaut de taux différent valablement prévu, le taux est celui de la Banque centrale européenne pour son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points (Code de commerce, article L441-10).

L’indemnité de 40 € est due une seule fois par facture payée en retard, entre professionnels. Vous ne devez pas l’ajouter automatiquement à une facture adressée à un particulier. Les délais de 30, 45 jours fin de mois et 60 jours sont expliqués dans notre guide délais de paiement d’une facture.

Exemple : calculer les pénalités sur une facture impayée

Vous adressez à une entreprise une facture de 2 400 € TTC, payable le 30 septembre 2026. Votre client la règle le 30 octobre 2026, soit 30 jours de retard. Vos conditions générales ne prévoient pas de taux différent : le taux applicable au second semestre 2026 est donc de 12,40 % par an, soit le taux de refinancement de la BCE au 1er juillet (2,40 %) majoré de 10 points, selon Service-Public.

Votre client doit donc régler :

• Facture initiale : 2 400,00 €
• Pénalités de retard : 24,46 €
• Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40,00 €

Soit un total de 2 464,46 €.

Si vos conditions contractuelles prévoient un autre taux conforme à la réglementation, utilisez celui-ci. Le taux par défaut change aussi d’un semestre à l’autre : il était de 12,15 % au premier semestre 2026. Pour les démarches quand le client ne paie toujours pas, voyez facture impayée : que faire quand un client ne paie pas.

Les erreurs à éviter

Pour sécuriser votre facturation, évitez notamment de :

• supprimer une facture déjà émise sans conserver de trace ;
• réutiliser un numéro de facture ;
• modifier une facture déjà payée au lieu d’établir un avoir ;
• oublier les pénalités et l’indemnité de recouvrement dans vos conditions de règlement ;
• appliquer l’indemnité de 40 € à un client particulier ;
• détruire vos factures avant la fin des délais de conservation.

Une organisation régulière, même simple, vous évite de nombreuses difficultés en cas de contrôle ou de contestation. Pour la réforme de la facturation électronique, voyez notre guide de la facturation électronique 2026-2027.

Questions fréquentes